Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

*27 Kasım 2014 tarihinde kurumumuzda Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçilmiştir

 

 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır. Yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlar.

EBYS İle Amaçlanan Nedir?

EBYS ile; gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

  1. Yazışmaların standartlaşması,
  2. Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, 
  3. Günlük işlerin yapılmasının yanı sıra kurumsal hafızanın korunması ve kurumsal faaliyetlere delil teşkil eden belgelerin güvenilirliğinin sağlanması,
  1. Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
  2. Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

EBYS İle Ne Yapılabİlir?

  1. Tanımlı iş akışı yolları ile belgeler, zamanında doğru kişiye en kısa yoldan ulaştırılabilir.
  2. Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilebilir.
  3. Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.
  4. Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.
  5. Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
  6. Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlanabilir.
  7. Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırası tanımlanabilir.
  8. Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
  9. İzne çıktığımızda görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
  10. Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
  11. Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlanır.
  12. Elektronik imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır.

EBYS’nin Getirileri

1.      Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır,

2.      Belgelerin değiştirilmesine izin vermez.

3.      Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar,

4.      Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar,

5.      Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır,

6.      Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar,

7.      Belgelerin imha edilmesine kesinlikle izin vermez. Belgeler ancak saklama planları çerçevesinde ve kontrollü olarak imha edilebilir.

8.      Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.

 

Ebys Sıkça Sorulan Sorulara Ulaşmak İçin Tıklayınız